关于做好2021届毕业生学籍材料归档的通知

发布者:校长办公室发布时间:2021-09-24动态浏览次数:10

各学院:

为确保2021届毕业生学籍材料及时、准确、完整归档,现将有关事项通知如下:

一、归档范围:2021届毕业生成绩总表、学籍卡、毕业生集体照片。

二、归档的具体要求:

12021届毕业生学籍卡、成绩表以班级为单位,要附有带学号的学生名单,样表见附件。分别按学号由小到大排序并编写页码,页码从学员名单开始编起,在每页右下角用铅笔编写,有字的页面都要编写页码。

2.学籍卡手写或打印均可,学生姓名、出生年月、学号、专业名称等内容保证准确、完整、规范,手写必须使用黑色签字笔,字迹工整,打印需要统一字体、表格端正居中、墨迹清晰。

3. 学籍卡、成绩表归档前必须经核实后加盖教务处和各学院公章,专科段学生学籍卡与本科段学生学籍卡明确区分,学籍卡必须公章准确,印迹清晰。

4.学籍卡上所附照片必须按标准洗印(采用佳能等相片纸洗印,严禁使用打印店打印照片),并且保证与毕业证书照片一致(招办提供的学校毕业生信息采集时拍摄的照片),禁止使用大头贴,生活照。根据往届归档情况,为防止照片脱落,应使用胶水或固态胶粘贴照片,禁止使用双面胶。照片背面用签字笔注明班级、姓名、学号等信息,以便万一脱落时进行核对。

5. 成绩表与学籍卡的打印需要纸面整洁、墨迹清晰,内容齐全、完整,表格打印端正,不能倾斜。页面预留足够天头地脚,页面美观大方,避免小家子气(左、上两边预留25mm以上空白)。

6.学生学籍变动(休学、退学、肄业等)的需要特别标识,并在学生名单备注栏中进行标注,加盖教务处、学院公章。肄业、休学、退学的学生学籍卡、成绩表也进行归档。

7. 以班级为单位的集体毕业照片,要标明日期、学院、专业、班级及每位老师和学生姓名,照片尺寸不能超过A4纸。照片必须按标准洗印(采用佳能等相片纸洗印,严禁使用打印店打印照片)

8.各学院另提供12021届本学院毕业班级总表,以便验收核对档案数量。

三、归档时间

2021届学籍档案移交时间为2021115日前,时间紧,任务重,请各学院兼职档案员抓紧时间,整理完善学籍档案。移交时仍需按要求进行检查验收,对不按规定要求报送的要退回重新整理。

四、移交手续

移交档案时以学院为单位,统一办理移交手续,填写移交登记表一式两份,交接双方签名后各留一份。移交登记表见附件。

五、兼职档案员工作群

过去两年,多数学院、部门的兼职档案员已经加群。今年各单位可能有新增兼职档案员,请老队员以旧带新,介绍他们及时加入工作群。师专兼职档案员QQ工作群,群号643195734

 

校档案馆     

2021924

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