各学院：
为确保2022届毕业生学籍材料及时、准确、完整归档，现将有关事项通知如下：
一、归档范围：2022届毕业生成绩总表、学籍卡、毕业生集体照片。
二、归档的具体要求：
1．2022届毕业生学籍卡、成绩表以班级为单位，要附有带学号的学生名单，样表见附件。分别按学号由小到大排序并编写页码，页码从学员名单开始编起，在每页右下角用铅笔编写，有内容的页面都要编写页码。
2．学籍卡手工填写或打印均可，学生姓名、出生年月、学号、专业名称等内容保证准确、完整、规范，手写必须使用黑色签字笔，字迹工整，打印需要统一字体、表格端正居中、墨迹清晰。
3. 学籍卡、成绩表归档前必须经核实后加盖教务处和各学院公章，做到公章准确，印迹清晰。
4．学籍卡上所附照片必须按标准洗印(采用佳能等相片纸洗印，严禁使用打印店打印照片)，并且保证与毕业证书照片一致（招办提供的学校毕业生信息采集时拍摄的照片），禁止使用大头贴，生活照。根据往届归档情况，为防止照片脱落，应使用胶水或固态胶粘贴照片，禁止使用双面胶。照片背面用签字笔注明班级、姓名、学号等信息，以便万一脱落时进行核对。
5. 成绩表与学籍卡的打印需要纸面整洁、墨迹清晰，内容齐全、完整，表格打印端正，不能倾斜。页面预留足够天头地脚，页面美观大方，避免小家子气（左、上两边预留25mm以上空白）。
6．学生学籍变动（休学、退学、肄业等）的需要特别标识，并在学生名单备注栏中进行标注，加盖教务处、学院公章。肄业、休学、退学的学生学籍卡、成绩表也进行归档。
7. 以班级为单位的集体毕业照片，要标明日期、学院、专业、班级及每位老师和学生姓名，照片尺寸不能超过A4纸。照片必须按标准洗印(采用佳能等相片纸洗印，严禁使用打印店打印照片)。
8．各学院另提供1页2022届本学院毕业班级总表，以便验收核对档案数量。
三、归档时间
2022届学籍档案移交时间为2022年11月5日前，时间紧，任务重，请各学院兼职档案员抓紧时间，整理完善学籍档案。移交时仍需按要求进行检查验收，对不按规定要求报送的要退回重新整理。
四、移交手续
移交档案时以学院为单位，统一办理移交手续，填写移交登记表一式两份，交接双方签名后各留一份。移交登记表见附件。
五、兼职档案员工作群
过去几年，多数学院、部门的兼职档案员已经加群。今年各单位可能有新增兼职档案员，请老队员以旧带新，介绍他们及时加入工作群。师专兼职档案员QQ工作群，群号643195734。
校档案馆
2022年9月20日