各学院、部门：
为推进学校档案工作规范化管理，确保各学院、部门发展过程中形成的各种载体、门类文件材料的齐全完整归档，更好地记录学校发展历程，服务学校中心工作，现就有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2024年度学校各学院、部门在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图片、音像、实物等不同形式、载体的材料。具体归档范围参照《连云港师范高等专科学校学院文件材料归档范围及保管期限表》（附件1）和《连云港师范高等专科学校各部门归档范围及保管期限表》（附件2）执行。
归档范围包括：
（1）学校升本创建过程中形成的文件资料、会议照片及记录、重要成果等材料。
（2）办学110周年成果展系列活动的相关文件、照片、视频、宣传品、印刷品、贺信、捐赠实物等材料。
（3）2024年学校重大活动（如全校性活动、大型会议、外事活动、检查评估等）中形成的重要文件及照片、录像等材料。
（4）学校或各学院、部门对外签订的各类合同、协议等材料。
（5）学校党委会、校长办公会等重要会议的记录、纪要等材料。
（6）学校举办的各类等级考试、知识技能竞赛、评审评比结果等材料。
（7）各学院、部门及个人2024年度荣获的市级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等，以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物。
2.各类历史档案资料，尤其是2017年以来的应归档但未及时归档的各类文件、照片、视频、实物等。
二、归档步骤
1.收集：对照归档范围，结合单位工作职能，将分散在本单位各科室、各工作人员手中的有保管价值的材料收集起来，确保材料准确、齐全、完整。
2.整理：以件为单位进行整理，对收集的纸质材料进行分类、组件、编页、排序；对收集的电子材料进行命名、分类、排序。
3.编目：确定归档的档案件数，编制《归档文件目录》（附件3）。
4.审核：档案馆工作人员进行归档文件目录、纸质档案和电子文件的审核,检查纸质档案与对应电子文件的一致性。
5.移交：双方审核无误后，各单位填写《档案移交登记表》（附件4），一式两份，并携带各类档案原件（纸质档案与电子文件）到档案馆办理移交手续。
三、归档要求
1.各学院、部门要高度重视归档工作，兼职档案员在收集整理工作中，要逐件逐页检查，确保文件材料的原件归档，杜绝使用复印件，做到材料真实齐全、整理规范、目录完备、及时归档。
2.文件材料以件为单位装订，切勿将属于一个内容的档案材料分割或遗漏，避免缺项、漏项、跳项，保证材料的完整性和有序性。
3.归档文件材料要统一形成电子版《归档文件目录》（附件3）和《档案移交登记表》（附件4），另外《档案移交登记表》还需打印纸质版，一式两份，单位兼职档案员签字，封面加盖单位公章，将文件材料按顺序排列清楚，要求《归档文件目录》《档案移交登记表》和归档材料顺序内容一致。
4.各种载体（如照片、视频等）档案以及证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册、重要题词等实物档案，与其相应纸质文件材料（或说明）同时归档。
5.对于纸质照片，要求图像清晰，规格尺寸符合常规要求，无需塑封，不得折叠，每张照片附说明文件纸质稿；对于电子照片，要求彩色，格式为JPG，照片分辨率不低于600 dpi，并附说明文件电子稿。照片说明应包括：时间、地点、人物、事件等内容。
6.对于纸质文件，如果存在与其对应的电子文件，应一同归档，并填写《归档文件目录》；对于仅有电子版的文件，填写《电子文件目录》。
7.对于电子文件、电子照片、视频等电子材料，请按文件夹分类，确保文件命名准确后，存储于U盘中进行移交。
四、归档时间
各学院、部门兼职档案员按归档要求进行收集整理后，于12月31日下班前移交档案馆，并填写《档案移交登记表》（附件4），一式两份，移交时双方签字确认，各执一份留存备查。
五、联系方式
各学院、部门在归档工作中如有任何疑问，请及时联系档案馆工作人员。
联系人：贾老师 李老师
联系电话：85825890、759220
办公地址：玖兴楼B501
档案馆
2024年12月9日